Print Title, Tak Usah Khawatir Sepanjang Apapun Record Tabelmu

 

Pernah suatu kali Miso bertemu dengan seorang teman yang terlihat kebingungan di depan laptopnya. Setelah Miso hampiri rupanya dia sedang sibuk menyisipkan judul tabel pada tiap 10 record pada tabel yang isinya lumayan cukup banyak. Lalu Miso tanya dia “Apa yang sedang kamu lakukan? kenapa kok judul tabelnya jadi banyak-banyak gitu disisipkan di sela-sela record?”. Jawabannya adalah sebelum dia melakukan hal di atas, dia mencetak tabel tersebut lalu yang terjadi judul tabel hanya terdapat pada lembar pertama saja, dan akhirnya dia memutuskan untuk menyisipkan judul tabel di sela-sela record.

Nah teman-teman Miso semua, sepenggal cerita tadi Miso yakin tidak hanya teman Miso itu yang mengalami dan melakukannya, teman-teman lain juga pasti pernah juga toh? (hayo ngaku aja ga akan dihukum kok ). Sungguh sangat mengesalkan dan membuang-buang waktu kan, padahal itu semua bisa dilakukan secara otomatis lo! Mau tau gimana caranya? Baca terus ampe selesai woke?!

1. Pada tab Page Layout kategori Page Setup klik Print Title sehingga muncul kotak dialog Page Setup yang aktif di tab Sheet.
2. Pada kategori Print Titles ada dua pilihan yang bisa Anda pilih salah satu atau keduanya. Pada contoh kasus di bawah ini karena judul kolom yang akan di setting, klik pada kottak isian Row to repeat at top lalu klik baris judul tabelnya, pada contoh adalah baris 3. Klik OK.
   

Nah sekarang Anda coba tekan kombinasi tombol Ctrl+P pada keyboard dan lihatlah Print Previewnya, tampak setiap lembar kini dilengkapi judul tabelnya.

Demikian, semoga bermanfaat

Mengatur Area Pencetakan Worksheet Menggunakan Print Area

 

Kita mengetahui bahwa Microsoft Excel mempunyai jumlah baris dan kolom yang luar biasa banyak. Dengan itu kita leluasa membuat data seluas dan sepanjang apapun. Namu ketika proses pencetakan, terkadang hasilnya tidak sesuai dengan keinginan. Secara default Excel akan mencetak worksheet sampai batas cell paling bawah dan paling kanan yang Anda isi.

Untuk mengatur area pencetakan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu:

Menggunakan Metode Drag Selection

Metode ini digunakan untuk mencetak worksheet yang mana area cetaknya tidak tetap, alias bisa jadi berubah-ubah sesuai kebutuhan. Cara menggunakannya:

1. Sorot area yang akan dicetak.
2. Pada tab File klik Print atau tekan kombinasi tombol Ctrl + P pada keyboard sehingga Backstage View-Print akan ditampilkan.
3. Pada pilihan Settings ganti Print Active Sheets menjadi Print Selection, sehingga Print Preview di sebelah kanan akan menampilkan preview area cetaknya.
4. Klik Icon Print untuk mengeksekusi perintah pencetakan.

Menggunakan Fitur Print Area

Fitur ini digunakan untuk mencetak worksheet yang mana area cetaknya tetap, artinya setiap kali Anda ingin melakukan pencetakan selalu area tersebut yang dicetak. Denga fitur ini, Anda tidak lagi harus menyorot cell range yang akan dicetak. Ketika Anda menekan kombinasi tombol Ctrl+P secara otomatis setting yang digunakan adalah area cetak tersebut.

Cara menggunakannya:

1. Sorot area cell yang akan dicetak.
2. Pada tab Page Layout kategori Page Setup, klik Print Area lalu pilih Set Print Area. Setelah itu pada sekelilinng area cell tadi akan dibatasi oleh garis putus-putus yang menandakan Print Area sudah disetting.

Sampai tahap ini Anda sudah selesai mengatur setting Print Area. Sekarang coba tekan kombinasi tombol Ctrl+P pada keyboard. Ketika Backstage View-Print ditampilkan, preview yang ditampilkan adalah area print yang kita buat tadi. klik icon Print untuk mengeksekusi perintah pencetakan.

Demikian, mudah-mudahan bermanfaat

Menguraikan Text dalam Sebuah Cell menggunakan Text to Column

Text to Column merupakan salah satu fitur Excel digunakan untuk menguraikan suatu text atau kalimat dalam cell menjadi field-field yang terpisah ke dalam kolom yang bersebelahan.
Ada dua pilihan fitur Text to Column dalam menguraikan text, yaitu:

1. Delimited
   Gunakan ini jika text berisi karakter seperti koma, tab, spasi, atau semi-kolon untuk memisahkan setiap field.
2. Fixed Width
   Gunakan ini jika ada lebih dari satu spasi di antara field.

Berikut step menggunakan fitur Text to Column:

1. Pada cell A1 masukkan sebuah kalimat, misalkan “Microsoft Office Excel 2010”.
2. Pada tab Home kategori Data Tools pilih Text to Column sehingga muncul kotak dialog Convert Text to Column Wizard.
3. Text yang kita masukkan tadi tiap katanya dipisahkan oleh karakter koma dan spasi, maka pilih option Delimited lalu klik Next.
   
   
   
   
4. Excel akan menampilkan kotak dialog wizard yang kedua, berisi setting delimeter beserta data pereviewnya, pilihlah Comma dan Space lalu klik Next.
   
   
   
   
5. Excel akan menampilkan kotak dialog wizard yang ketiga, berisi Data Preview dan pengaturan format yang akan digunakan. Anda dapat memilih dalam format apakah field- field tersebut dibuat, format yang tersedia adalah General, Text, Date atau pilih Do not import column jika Anda tidak ingin mengimpornya. Klik Finish jika sudah selesai mengatur formatnya.
   
   

Hasilnya akan tampak seperti berikut:

Selamat mencoba dan sampai di posting berikutnya

Format Painter, Menerapkan Multiple Format dalam Satu Klik

 

Format Painter adalah salah satu fitur yang hadir di setiap produk Microsoft Office, termasuk Excel. Pada Excel, Format Painter ini berfungsi untuk menyalin format suatu cell lalu menerapkannya sama persis pada cell lain yang kita tentukan. Ini sungguh sangat membantu, apalagi jika cell pertama memerlukan beberapa waktu dan step ketika melakukan formatting (seperti Fill cell, border, font, dll). Ketika Anda menggunakan Format Painter, serangkaian step dan berbagai format tersebut disingkat dalam satu klik. Untuk menggunakanya caranya sangat mudah, yaitu:

1. Tempatkan penunjuk cell atau sorot cell range yang akan dicopy formatnya, pada contoh di bawah ini cell yang digunakan adalah A1:F11.

2. Pada tab Home kategori Clipboard klik Format Painter sehingga tanda kursor akan berubah menjadi tanda panah + icon sapu.
   
   

   
   

3. Arahkan dan sorot pada cell range yang akan diterapkan format yang kita copy, pada contoh adalah cell I1:N11.
   
   

   
   

Dan… walaaaa cell range A1:F11 dan cell range I1:N11 formatnya sama persis!

Namun jika diperhatikan, lebar kolom di cell range I1:N11 tidak sama, jika Anda ingin mencopy beserta lebar kolomnya, caranya hampir sama hanya ketika menyorot area A1:F11, sorotlah kolom headernya dan untuk mengaplikasikan formatnya ke cell I1:N11 sorot pula kolom headernya.

Jika area yang mau kita aplikasikan formatnya itu berbeda-beda lokasi, Anda harus mengklik ganda (double click) pada tombol perintah Format Painter, setelah itu Anda bebas mengaplikasikan ke cell mana saja. klik kembali tombol perintah Format Painter untuk mengakhiri.

Woke, mudah-mudahan bermanfaat

Mengenal Beberapa Pilihan Penyimpanan Lembar Kerja pada Microsoft Excel ke dalam Format PDF

Kita semua tahu Microsoft Office 2010 memiliki fitur yang lebih canggih dari versi sebelumnya, salah satunya adalah fitur penyimpanan dokumen dalam format PDF yang telah menjadi bawaannya (Built-In). Berbeda dengan versi sebelumnya, pada Microsoft Office 2007 kita perlu menginstal Add-In PDF.

Sheet yang Sedang Aktif

Dengan fitur ini, Anda dapat dengan mudah menyimpan, mengirim dan meningkatkan keamanan dari file tersebut. Pada Excel secara default fitur ini akan membuat dokumen baru berformat PDF yang berisi salah satu sheet yang sedang aktif. Proses pembuatannya sendiri dapat dilakukan dengan cara:

1. Buka sheet yang akan dibuat dokumen PDF.
2. Pada tab File pilih Save&Send lalu klik Create PDF/XPS Document dan klik Create PDF/XPS, sehingga kotak dialog Publish as PDF or XPS.
3. Tentukan lokasi dimana dokumen PDF akan disimpan lalu klik Publish.Proses pembuatan dimulai, tunggu beberapa saat. Ketika proses telah selesai, dokumen PDF segera ditampilkan.

Seluruh Isi Workbook

Untuk membuat dokumen PDF yang berisi seluruh sheet, caranya hampir sama hanya ada sedikit Opsi lanjutan pada kotak dialog Publish as PDF or XPS. Ketika kotak dialog tersebut ditampilkan, klik tombol Options maka kotak dialog Options ditampilkan. Pada kategori Publish What pilih Entire workbook lalu klik OK dan Publish.

Sheet Tertentu

Lalu bagaimana dengan pilihan sheet tertetu? Misalkan saja Anda hanya ingin membuat dokumen PDF dari sheet 1, 3, 5 dan 7. Mari ikuti langkah berikut:

1. Lakukan proses Grouping Sheet dengan memilih sheet yang bersangkutan sambil menekan tombol Ctrl pada keyboard.
2. Lakukan langkah yang sama dengan proses pembuatan dokumen PDF sheet yang sedang aktif.

Demikian posting kali ini, mudah-udahan bermanfaat

Aneh!, File Workbooknya Ada Tapi Kok Isinya Gak Ada?

 

“Aneh, file workbooknya ada tapi pas dibuka kok isinya gak ada? Udah saya Close Excelnya terus dibuka lagi masih tetep begitu, bahkan tetap tidak ada perbedaan walau saya sudah restart komputernya. Saya kira Ms. Office di komputer saya yang bermasalah, tapi cuma file ini aja yang gak ada isinya dan ketika saya copy file tersebut dan membukanya di komputer lain hasilnya tetap sama, isinya gak ada…“

Itulah sepenggal curhatan salah satu peserta training Ms. Office beberapa waktu lalu. Mungkin ada teman-teman Miso yang pernah mengalami hal yang serupa. Pasti cukup mengesalkan dan frustasi apalagi jika isi file tersebut sangat penting. Bagi yang belum pernah mengalaminya, posting Miso kali ini mudah-mudahan menambah pengetahuan teman-teman Miso dan tidak panik ketika mengalami hal serupa.

Pada kasus di atas, itu terjadi bukan karena Ms. Officenya yang error, komputer Anda di hack orang jahat atau bahkan isi workbook Anda dicuri hantu penghuni kantor.. he he he

Hal ini terjadi karena workbook yang bersangkutan tidak sengaja Anda atau mungkin teman sekantor Anda Hide alis disembunyikan. Walaupun Anda close, restart, mengkopi workbook tersebut berkali-kali tentu isi workbooknya tidak akan muncul. Bahkan jika Anda cek di Task Manager pun file tersebut tidak ada dalam list. Lalu bagaimana cara menampilkannya kembali? Caranya sangat mudah, ikuti langkah singkat berikut:

1. Buka workbook yang terhidden tadi. Maka tampilan jendela Excel akan dalam keadaan kosong tampak seperti gambar berikut:
   
   
   
2. Pada tab View kategori Window klik tombol Unhide sehingga muncul kotak dialog Unhide.
3. Pilih workbook mana yang akan Anda tampilkan kembali. Klik OK dan eng ing eeeeng workbook Anda muncul kembali .

Setelah itu buru-buru di Save supaya isinya tidak sembunyi lagi

Woke, mudah-mudahan sudah ga stress lagi ya dan bermanfaat untuk teman-teman Miso lainnya, sampai jumpa di posting selanjutnya

Menyembunyikan Tab Sheet Di Microsoft Excel

 

Microsoft Excel dikenal dengan sifatnya yang user friendly, artinya mudah digunakan dan mudah dimodifikasi. Tidak sedikit penggunanya yang berexplorasi membuat beberapa fitur tambahan untuk memudahkan pekerjaannya seperti pada workbook yang memiliki banyak sheet mereka membuat tombol untuk berpindah antar sheet menggunakan Macro atau Hyperlink. Namun seringkali dalam penggunaannya belum maksimal karena kebiasaan kita mengakses sheet dari tab sheet.

Jika Anda rasa tab sheet ini tidak diperlukan, Anda dapat menyembunyikannya dengan cara:

1. Pada tab File klik Options sehingga muncul kotak dialog Excel Options.
2. Pada tab Advanced cari kategori Display Options for this Workbook, lalu hilangkan ceklis pada checkbox Show Sheet Tabs. Klik OK.

Pengaturan yang Anda buat ini  hanya berlaku untuk workbook yang Anda setting saja, jadi Anda tidak perlu khawatir untuk workbook yang lain akan tetap muncul tab sheetnya.

Oke, mudah-mudahan bermanfaat

7 Kelebihan Membuat Formula dengan Define Name

Define Name adalah salah satu fitur Excel yang berfungsi untuk memberikan nama pada cell, range atau tabel. Ya, memang fitur Excel yang satu ini tidak begitu sepopuler fitur Excel lainnya seperti Filter, Data Validation, atau PivotTable. Namun tahukah Anda, fitur ini sangat membantu Anda ketika membuat, memahami dan mengelola sebuah formula. Coba saja Anda perhatikan contoh formula berikut:

Nah, tentunya Anda lebih suka dengan formula B kan? Penasaran dengan kelebihan Define Name ini? Simak terus ya

Formula Lebih Enak Dilihat dan Dipahami

Formula lebih enak dilihat dan dipahami, tanpa melihat referensi cell range-nya, kita dapat membaca logika formula tersebut dengan mudah.

Meminimalisir Resiko Kesalahan Formula

Dengan menggunakan fitur Define Name kita dapat mengurangi resiko salah memasukan referensi cell range, entah itu kekurangan atau kelebihan cell. Apalagi jika referensi cell range nya cukup panjang, kita tidak perlu repot menyorotnya, cukup masukkan nama cell range tersebut.

Lebih Mudah Memasukkan Referensi Cell di Sheet yang Berbeda

Tentu akan sangat merepotkan jika jumlah sheet pada workbook yang Anda gunakan sangat banyak dan lokasinya berjauhan. Selain itu ada beberapa fitur Excel yang tidak dapat memasukkan cell range di sheet yang berbeda dengan mengakses sheetnya langsung, seperti Data Validation dan Conditional Formatting. Untuk itu peranan Define Name sangat berguna dalam mengatasi permasalahan tersebut.

Memudahkan Proses Coding Macro

Ketika Anda melakukan coding Macro, Define Name  dapat menyingkat panjangnya code referensi cell range yang digunakan dengan nama cell range yang sudah kita buat, sehingga proses coding Anda lebih cepat dan mudah.

Menyempurnakan Hasil dari Fitur What-If Analysis

Pada beberapa fitur What-If Analys seperti Scenario Manager  dan Goal Seek, hasil yang ditampilkan kurang sempurna seperti contoh di bawah ini:

Kita dapat menyempurnakannya dengan memberi nama pada cell yang bersangkutan sehingga hasilnya akan menjadi seperti berikut:

Formula Lebih Mudah Diedit

Jika cell range digunakan oleh banyak formula, kemudian area cell range tersebut berubah (berkurang atau bertambah), kita cukup mengeditnya di Name Manager.  Maka secara otomatis seluruh formula tersebut akan terupdate tanpa perlu mengedit formulanya satu persatu.

Cell Range Tersenyum

Cell range akan merasa senang dan dihargai karena sang empunya telah memberinya Nama. He he he Ups point yang terakhir ini ngaco (Atau mungkin saja itu bener terjadi… hiiiii #Eh)

Mari kita lanjut lagi

Setelah kita mengetahui apa itu Define Name dan sederetan kelebihannya, pasti pertanyaan selanjutnya adalah Gimana cara kasih namanya itu?, Nah ini dia jawabannya

1. Sorot cell atau range yang akan diberi nama, lalu Anda bisa memberikan nama dengan menuliskannya pada Name Box, sebelah kiri Formula Bar seperti tampak pada gambar berikut:
   
   
   
   Untuk penamannya Anda tidak diperkenankan menggunakan spasi, sebagai gantinya Anda dapat menggunakan underscore (_) atau huruf besar diawal kata. Jika sudah tekan Enter untuk mengeksekusinya.
   
   
2. Langkah tadi merupakan langkah yang paling singkat dan mudah dilakukan, namun sebagai tambahan informasi ada cara lain yang bisa digunakan yaitu pada tab Formula kategori Define Names  klik Define Name sehingga muncul kotak dialog New Name.
   
   
   Pada kotak isian Name, isikan nama cell range yang Anda inginkan lalu pada kotak pilihan Scope Anda bisa menentukan nama cell range ini akan diterapkan pada setiap workbook Excel atau hanya workbook yang sedang Anda gunakan saja. Setelah itu klik OK.

Selanjutnya jika suatu waktu Anda ingin mengubah area salah satu cell range, Anda dapat melakukannya dengan cara:

1. Pada tab Formula kategori Define Names klik Name Manager sehingga muncul kotak dialog Name Manager.
2. Pilih nama cell range yang akan diedit, lalu klik tombol Edit.
3. Kotak dialog Edit Name akan dimunculkan, lakukan perubahan lalu klik OK.
   
   

Sedangkan untuk menghapus nama cell range caranya hampir mirip dengan langkah untuk mengedit, yaitu:

1. Pada tab Formula kategori Define Names klik Name Manager sehingga muncul kotak dialog Name Manager.
2. Pilih nama cell range yang akan dihapus, lalu klik tombol Delete. Muncul kotak dialog peringatan untuk mengkonfirmasi apa Anda benar ingin menghapus nama cell range tersebut. Klik OK.

Demikian posting Define Names kali ini, mudah-mudahan berguna bagi teman-teman Miso semua

Mencegah Data Duplikat pada Microsoft Excel

Ketika kita membuat atau mengolah suatu data master seperti data barang, data pemasok atau data costumer biasanya ada ketentuan yang mana salah satu dari atributnya tidak boleh ada yang sama dan harus unik. Pada database kita mengenalnya dengan istilah Primary Key, yaitu suatu nilai dalam basis data yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL. Namun bagaimana jika kita hanya ingin membuat sebuah data sederhana saja di Excel? Tips kali ini menggunakan fitur Data Validation, Conditional Formatting dan Remove Duplicates untuk menyelesaikannya. Yuk disimak

Untuk Data yang Baru Akan Dibuat

Jika Anda baru akan membuat datanya, tentukan kolom mana yang akan dijadikan primary key. Pada contoh kasus di bawah ini saya menggunakan kolom Kode Barang. Berikut langkah-langkah pengerjaannya:

1. Sorot area kolom Kode Barang yaitu dari cell B4:B13.
2. Pada tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation, sehingga muncul kotak dialog Data Validation.
3. Pada tab Settings kotak pilihan Allow, pilih Custom. Pada kotak isian Formula masukkan formula berikut: =COUNTIF($B$4:$B$13;B13)=1.
   
   

Pada tab Error Alert kotak isian Title, isikan: “Kode Barang Ditolak!” dan pada kotak isian Error message isikan: “Kode Barang sudah ada, periksa kembali.” lalu klik OK.

Sampai tahap ini Anda sudah selesai membuat validasi data duplikat. Untuk mengetahui validasi ini bekerja, mari kita lakukan testing. Pada cell B13 isikan: ACC003 dan lihatlah apa yang terjadi. Muncul kotak dialog dengan isi yang telah kita buat tadi.

Klik tombol Retry untuk mengisikan kode lain atau klik tombol Cancel untuk membatalkan.

Untuk Data yang Sudah Ada

Tips di atas digunakan jika belum ada data yang dimasukkan atau baru akan dibuat, namun bagaimana jika kita sudah punya datanya dan ingin mengetahui record mana saja yang duplikat?

Untuk kasus ini, kita bisa menggunakan fitur Conditional Formatting. Berikut langkah-langkah pengerjaannya:

1. Sorot kolom yang akan dicari data duplikat. Seperti contoh sebelumnya, area yang disorot adalah kolom Kode Barang.
2. Pada tab Home kategori Styles klik Conditional Formatting > Highlight Cells Rules lalu pilih Duplicates Value. Muncul kotak dialog Duplicates Value lalu klik tombol OK. 
   
   
   
   Sampai tahap ini Anda sudah bisa melihat data mana saja yang duplikat, namun jika data yang digunakan cukup banyak Anda harus mengeceknya dari data paling awal sampai paling akhir. Untuk menyingkatnya, mari kita filter data tersebut sehingga hanya menampilkan data duplikat.
3. Tempatkan penunjuk cell pada area data lalu aktifkan fitur Filter yang dapat diakses di tab Data kategori Sort & Filter.
   
   
4. Pada kolom Kode Barang, klik icon panah bawah > klik Filter by Color lalu pilih warna cell yang duplikat tadi.
   
   

Sekarang Excel hanya menampilkan data yang duplikat, setelah ini Anda bisa menentukan apakah salah satu data tersebut diganti atau dihapus. Untuk menghapusnya secara otomatis, Anda dapat menggunakan fitur Remove Duplicates, caranya:

1. Tempatkan penunjuk cell di area data, pada tab Data kategori Data Tools pilih Remove Duplicates sehingga mucul kotak dialog Remove Duplicates.
   
   
2. Ceklis pada checkbox Kode Barang lalu klik OK. Excel akan melakukan penghapusan data duplikat. Jika sudah selesai, Excel akan memberikan report nya dengan menampilkan kotak informasi yang berisi berapa jumlah record yang dihapus dan jumlah record yang tersisa.
   
   

Demikian, mudah-mudahan bermanfaat